De printer is vaak een van de grootste ergernissen op kantoor: het papier is op, de toner is leeg of de printer vertoont technische mankementen. Uiteraard komt dit de efficiëntie op de werkvloer niet ten goede. Vandaar dat veel ondernemers zich stukbijten op het vraagstuk hoe zij hun printstromen efficiënter kunnen inrichten. In dit artikel lees je meer over hoe je dit kan bereiken.

Voordelen van efficiënt printen

Wanneer je printstromen efficiënter ingericht worden, dan heb je hier als bedrijf veel voordelen van. Zo kunnen de medewerkers meer tijd besteden aan waar zij echt goed in zijn, in plaats van minutenlang bezig zijn met het uitprinten van dat ene document. Buiten dat dit inefficiënt is, is dit ook slecht voor de humeur van alle medewerkers.

Onderhoud je printer en voorkom defecten

Een belangrijk punt wat vaak vergeten wordt, is gedegen printer onderhoud. Zo wordt een printer vaak aangeschaft en worden regelmatig te toners of cartridges vervangen, maar wordt verder niet omgekeken naar de staat van de printer. Dit vergroot uiteindelijk de kans op defecten, waarbij de schade niet alleen zit in de reparatie of vervanging van de printer, maar ook in het stilliggen van bepaalde werkzaamheden waarbij een printer benodigd is. Dit kan je dus voor zijn door je printer goed te onderhouden.

Verdere obstakels voorkomen met MPS

MPS is een afkorting voor Managed Print Services. Dit is een dienst die in principe printer onderhoud met extra service inhoudt. Zo krijg je hierbij het reguliere printer onderhoud zoals bovenstaand beschreven is, maar is het bestellen van zaken als toners en papier geautomatiseerd. Zo kom je op kantoor nooit zonder printpapier of inkt te zitten. Dit betekent dat de printers altijd kunnen blijven draaien. Daarnaast krijg je hiermee een beter inzicht hoe vaak de printer ingezet wordt en door wie, waardoor je meer grip krijgt op de printstromen binnen je organisatie. Dit kan je helpen bij het reduceren van het aantal prints binnen je organisatie, wat ook weer extra efficiëntie oplevert.