Een afdeling die veel profijt kan hebben van goede ondersteunende software is het order management. Werknemers op die afdeling moeten altijd super geconcentreerd zijn en veel handmatige werkzaamheden uitvoeren. Dat komt met name voor als offertes worden omgezet naar orders en als deze orders moeten worden gefactureerd. Nog veel erger is het als orders vanwege voorraadtekorten niet volledig kunnen worden uitgevoerd. Er ontstaan dan zogeheten backorders, die vrijwel volledig handmatig moeten worden gemaakt. Dat is enorm tijdrovend en veroorzaakt hoge kosten. Door gebruik te maken van een order management systeem is veel tijd te besparen. Het handmatige werk verdwijnt vrijwel geheel en alle offertes en facturen zien er altijd netjes verzorgd uit.

Onderdeel van ERP software

Een order management systeem maakt deel uit van een Enterprise Resource Planning systeem. Dat is een stuk geavanceerde software, bestaande uit modules, waarmee alle processen in een bedrijf ondersteund kunnen worden. Daarbij kan worden gedacht aan CRM, inkoop- en voorraadbeheer, productieondersteuning, HRM, etc. Alle modules die worden gebruikt zijn gekoppeld. Als er in het productieproces een onderdeel niet op voorraad is, zal het ERP systeem dat automatisch melden bij de inkoopmodule en bij de productieondersteuning, zodat er op tijd een bestelling voor dat onderdeel kan worden gedaan.

Zakelijke webshop

Als je als bedrijf een zakelijke webshop hebt kan het order management bijna volledig automatisch verlopen. Ook de b2b portal maakt immers deel uit van de ERP software. Dat houdt in dat als een klant op basis van de in zijn profiel vastgestelde regels een bestelling plaatst, er door het order management automatisch een offerte kan worden gegenereerd. De klant heeft die na een paar minuten binnen. Zodra hij daar digitaal akkoord op geeft zal het order management systeem de offerte omzetten naar een order. Met de combinatie van deze systemen wordt enorm veel tijdwinst behaald. De kans op menselijke fouten is tegelijkertijd bijna nul geworden.